서무란? I 서무 업무와 요구 스킬 I 서무와 총무 차이 I

각 부서마다 존재하는 서무! 서무란 무엇이며 서무의 업무는 어떤 것일까요

서무는 서러운 업무를 의미하는 줄임말일까요? 서무란 무엇이고 서무의 업무와 요구되는 스킬 그리고 서무와 총무의 차이를 알아보겠습니다

서무란?

서무의 업무는 소속된 부서에서 직원과 직원들이 효율적으로 업무를 수행하고 성과를 낼 수 있도록 지원하는 것입니다.

 

구체적인 업무 내용도 배치 부서에 따라 다르지만, 내방객 및 전화 응대, 비품 관리, 데이터 입력, 서류 작성, 파일링, 전표 정리, 차 내기 등 다양한 업무가 있습니다.

 

겉으로는 잘 드러나지 않는 업무이지만, 서무의 업무로 인해 사내 환경이 정비되고 직원들의 업무 효율이 높아지는 중요한 역할을 담당합니다.

서무의 업무 내용

서무의 업무는 매우 다양하지만, 대표적인 업무를 소개합니다. 

여기서 소개한 업무 외에도 배치처에 따라 맡게 되는 업무가 있을 수 있습니다.

전화 및 메일 대응

영업처나 사내에서 걸려오는 전화나 메일을 응대합니다. 

전화는 상대방의 회사명, 부서, 이름 등을 확인하고 담당자에게 연결합니다. 

 

담당자가 부재중일 때는 상대방에게 다시 전화를 걸기 위해 연락처를 확인하고, 메시지가 있으면 함께 보고한다. 

부서에 따라 클레임 전화가 걸려오는 경우도 있기 때문에 일시적으로 응대하고 필요하면 상사에게 인계합니다.

내방객 응대

거래처 담당자나 고객, 타 부서 직원 등이 부서 담당자를 찾아왔을 때 응대합니다. 

 

손님을 응접실이나 회의실로 안내하고, 필요하면 음료수를 제공하고, 방문자를 미리 알고 있다면 응접실이나 회의실을 예약해 둡니다

인사하는 법, 차를 내어주는 방법 등 접객 매너를 익히는 것이 중요하죠!

서류 작성

멤버들의 부탁을 받아 회의 자료나 프레젠테이션 자료 등을 작성합니다.

워드, 엑셀, 파워포인트 등을 사용하며, 자료의 내용에 따라서는 표계산, 그래프 작성 등의 스킬도 필요합니다

또한, 고객이나 거래처의 데이터를 컴퓨터 파일에 입력하는 업무를 맡기도 합니다.

파일링

자료나 데이터의 파일링은 날짜, 파일명 등을 라벨링하여 정리하는 작업입니다. 

언제 어디서든 누가 봐도 파일 내용을 알 수 있도록 파일링하는 것이 중요합니다.

전표 처리

영업 담당자 등이 계약한 신청서 등 전표의 내용을 회사의 수주 시스템에 입력합니다.

그 외에도 구성원들이 제출한 청구서나 영수증 등의 날짜, 금액, 내용 등을 컴퓨터에 입력하는 것도 업무 중 하나입니다.

돈과 관련된 업무이기 때문에 실수가 없도록 신중하게 작업해야 합니다.

우편물 처리

부서로 들어온 우편물을 분류하고, 다른 부서나 지점, 외부 거래처로 발송할 우편물을 포장하고 발송하는 업무를 수행합니다.

 

포장, 발송에 필요한 골판지, 택배 송장, 껌 테이프 등도 관리합니다

우편물은 우체국에 직접 배달하러 가기도 하고, 급할 때는 오토바이를 이용하기도 합니다.

비품 관리

복사용지, 문구류 등 부서 내 소모품 관리와 보충도 담당합니다. 

재고를 확인하고, 부족한 것은 주문해서 보충합니다. 

 

누군가가 필요한 물건이 있을 때 품절되는 일이 없도록 하는 거죠. 또 신입사원이나 전근 온 멤버가 있을 때 새 컴퓨터를 준비하거나 문구류, 명함 등을 준비하는 것도 서무의 업무입니다.

서무에 요구되는 스킬

서무에는 어떤 사람이 적합할까요? 요구되는 스킬을 소개합니다.

주변을 살피는 친화력

부서 내 구성원들이 기분 좋게 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 서무 업무의 목적입니다. 

 

'멤버들을 위해 해주고 싶다', '이곳을 개선하면 모두가 편하게 이용할 수 있을 것 같다' 등 어떻게 하면 상대방이 기뻐하고 기분 좋게 일할 수 있을지 고민하고, 부서 전체가 원활하게 일할 수 있도록 행동할 수 있는 사람이 적합할 것입니다.

업무의 정확성/속도

서무의 업무는 다양하지만, 숫자를 다루거나 구성원이나 거래처의 개인정보 등을 다루는 경우가 많아 실수가 용납되지 않는 경우가 많습니다.

 

따라서 작업에는 정확성이 요구되며, 자료 작성 등에서는 이중으로 확인하는 등 신중하게 작업해야 합니다. 또한, '당장〇〇해 달라'는 주문에도 대응할 수 있는 작업 속도도 요구됩니다.

대내외 커뮤니케이션 능력

부서 내 구성원뿐만 아니라 타 부서 및 거래처 담당자와의 교류가 많은 것도 특징입니다. 

 

전화 응대나 내방객 응대에서도 많은 사람들과 대화를 나누기 때문에 커뮤니케이션 능력이 요구됩니다. 

서무의 대응이 회사의 인상을 좌우하기도 하므로, 밝고 인상적인 응대 능력도 요구됩니다.

비즈니스 매너

이메일, 전화, 대면 등 사내외 많은 사람들을 접하는 일이 많은 업무입니다. 

올바른 말투와 행동 등 사회인으로서 기본적인 비즈니스 매너를 익혀야 합니다. 

비서 자격증을 취득하는 등 비즈니스 매너를 익혀두면 다양한 상황에서 도움이 될 것입니다.

융통성 있는 대응력

서무 업무는 범위가 넓고, 여러 구성원으로부터 동시에 일을 부탁받을 수 있습니다

부탁을 받았다고 해서 무작정 일을 진행하는 것이 아니라, 급한 일과 그렇지 않은 일의 우선순위를 판단하여 융통성 있게 대처할 수 있어야 합니다.

 

또한, 급한 일을 부탁받거나 업무가 밀려도 마음을 다잡고 냉정하게 업무를 처리할 수 있는 능력도 요구됩니다.

PC 스킬

자료 작성, 전표 처리 등 서무 업무는 컴퓨터를 사용하는 경우가 많습니다. 

워드, 엑셀, 파워포인트 등 기본적인 소프트웨어 사용은 물론이고, 최근에는 온라인 회의도 많이 진행하기 때문에 컴퓨터와 네트워크 관련 기본 지식이 있으면 도움이 됩니다. 

또한 타이핑 속도가 빠르면 업무 효율도 높아진다.

서무, 사무, 총무와의 차이점

서무도 사무 중 하나

서무의 '서(庶)'는 '잡다할 서(庶)'라는 뜻으로, 말 그대로 사무실의 여러 가지 사무를 담당하는 업무입니다. 

현재는 일반 사무와 동의어로 불리고 있습니다

기업마다 호칭은 다르지만 기본적인 업무 내용은 동일하며, 다양한 부서에 배치됩니다

서무와 총무의 차이점

한편, 서무와 총무는 언뜻 보기에 비슷한 업무를 수행하기 때문에 혼동하는 경우가 있는데, 소속 부서와 업무 내용, 역할에 차이가 있습니다

다만, 서무와 총무 모두 직원들이 원활하게 업무를 진행할 수 있도록 지원한다는 점에서는 동일합니다.

소속 부서의 차이점

서무는 서무과라는 부서가 있으면 그곳에 배치되기도 하지만, 영업부서의 서무, 마케팅부서의 서무 등 기본적으로 각 부서에 배치되는 경우가 많습니다. 

반면, 총무는 회사에 하나밖에 없는 총무과나 총무부에 소속됩니다.

업무 내용, 역할의 차이점

서무는 소속된 부서를 지원하고, 총무는 회사 및 조직 전반을 지원합니다. 구체적으로 서무는 전표 처리, 내방객 응대, 서류 작성, 파일링 등 사무 전반을 담당하며, 소속 부서 구성원들이 효율적으로 성과를 낼 수 있도록 지원합니다. 

 

총무는 사내 제도 개선, 복리후생제도 정비, 교육제도 기획 및 운영 등 회사 조직 전반의 환경 조성이 주 업무입니다.

마치며

서무도 사무의 한 종류이며 서무에게 가장 필요로 하는 것은 격려와 응원이 아닐까 싶습니다합니다